Accueil professionnels > Ressources humaines > Recrutement > Procédure d'embauche Fiche pratique Procédure d'embauche Vérifié le 26/03/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici. Tout replier Tout déplier Préparation d'un recrutement Lors d'un processus de recrutement, l'employeur doit mettre en place plusieurs étapes essentielles : rédaction d'une offre d'emploi dont les informations doivent être valorisantes pour attirer des candidats, rester strictement objectives et non-discriminantes, publication d'une offre d'emploi en ligne préparation et conduite des entretiens d'embauche Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ObligationLa DPAE doit obligatoirement être effectuée auprès des organismes de protection sociale, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale ou du régime agricole, et ayant réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année doivent adresser la DPAE par voie électronique.L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 095 € par salarié concerné.Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur Salarié du régime général Salarié agricole Service en ligne Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne Accéder au service en ligne URSSAF Service en ligne Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) Accéder au service en ligne URSSAF À savoir si le salarié déclaré par l'employeur n'est pas déjà immatriculé à la Sécurité sociale, et donc ne détient pas de numéro de SS, il doit aussi contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence. Mentions obligatoiresLa DPAE doit comprendre les mentions suivantes : dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur, code APE de l'entreprise, numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours), coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale, noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé), date et heure d'embauche prévisibles, nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.Dispositifs simplifiésSous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE : Titre emploi-service entreprise (Tese), Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois, Chèque emploi service universel (CESU), Titre emploi forains (TEF).Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.Autre déclaration préalableEn plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail : lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins, lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur), lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement, lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci. À noterdes procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers. Registre unique du personnel Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché. Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre). Déclaration des mouvements de main d'œuvre Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent. Visite d'information et de prévention (VIP) Visite d'information et de prévention (VIP) obligatoireL'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP) (qui a remplacé la visite médicale d'embauche).La Vip est réalisée : soit par le médecin du travail (qui exerce dans un service de santé au travail), notamment si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, soit par un professionnel de santé du travail (par exemple, par un collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail ou un infirmier) notamment pour les salariés ne présentant pas de risques particuliers. À l'issue de la Vip, le professionnel de santé peut, s'il l'estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail.La Vip est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.Pour le travailleur de nuit et pour le salarié âgé de moins de 18 ans, la visite est réalisée préalablement à leur affectation . Le médecin du travail peut prescrire, s'il le juge utile, des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l'employeur.Dans tous les cas, la Vip permet : d'interroger le salarié sur son état de santé, de l'informer sur les risques liés à son poste de travail, de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre, et de l'informer de son droit de bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.Un dossier médical en santé au travail est ouvert.À la fin de chaque Vip, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l'employeur. À noterle médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales concernant le salarié.Renouvellement de la Vip Le travailleur bénéficie d'une nouvelle visite dans un délai maximum de 5 ans à partir de la 1re visite.Ce délai est fixé par le médecin du travail.Si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, le délai maximum est de 3 ans.L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt : une amende de 1500 €, une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 € en cas de récidive.Salariés dispensés de VIPLe salarié est dispensé de VIP si 3 conditions sont réunies : une VIP a déjà eu lieu moins de 5 ans avant son embauche (3 ans pour les salariés ayant des problèmes de santé identifiés, 2 ans pour les salariés ayant des postes à risque), le nouvel emploi et les risques sont identiques, le médecin en charge de la visite possède le dernier avis d'aptitude (ou l'attestation établie lors de la dernière visite médicale), ni avis d'inaptitude ni aménagement spécifique en raison de son âge ou d'un problème de santé.Salariés saisonniers Recrutés pour moins de 45 jours de travail effectif Recrutés pour plus de 45 jours de travail effectif Des actions de formation et de prévention sont organisées par le service de santé au travail. S'ils sont recrutés pour une durée de plus de 45 jours et qu'ils sont affectés à des postes présentant des risques particuliers, ils doivent faire l'objet d'un suivi médical renforcé.S'ils ne sont pas affectés à des postes présentant des risques particuliers, des actions de formation et de prévention sont organisées par le service de santé au travail. À noterles salariés saisonniers ne sont pas concernés par la visite d'information et de prévention (Vip). Textes de référence Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1 Déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article L8223-2 Droit des salariés concernant la DPAE Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2 Conditions de la DPAE Code du travail : articles R1221-3 et R1221-4 Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15 Visite d'information et de prévention (VIP) Code du travail : article L4745-1 Sanctions Code du travail : article R4745-1 Sanction Services en ligne et formulaires Simulateur du coût d'embauche Simulateur Publication d'une offre d'emploi en ligne Téléservice Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne Téléservice Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) Téléservice Compte Urssaf en ligne Téléservice Calcul des cotisations sociales pour l'embauche d'un premier salarié Simulateur Déclaration mensuelle obligatoire des mouvements de main-d'œuvre en ligne (DMMO) Téléservice Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole Formulaire Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps plein Formulaire Questions ? Réponses ! Quels sont les seuils d'effectifs pour les déclarations sociales ? Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention ? Et aussi Registres du personnel obligatoires Ressources humaines Recrutement d'un travailleur étranger non européen Ressources humaines Pour en savoir plus Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploi Pôle emploi Outil d'aide à l'entretien d'embauche Pôle emploi